外部通讯录管理

外部通讯录管理提供的工具可以让您存储和查找企业外部人员的信息,例如姓名,电子邮件地址和电话号码,并让整个互动过程可追溯。

创建外部通讯录

手动创建外部通讯录的步骤:

a. 找到联系人管理> 外部通讯录, 然后在界面顶部单击创建外部通讯录

注意事项:种类、级别以及姓氏是必填项。

b. 在 创建新的联系人界面中,找到种类 下拉菜单,选择以下任意值:

  • i. 相关联系人(默认选项)
  • ii. 潜在客户
  • iii. 客户
  • iv. 其他

c. 在“级别”下拉菜单中,选择以下任意值:

  • i. 重要客户 (默认选项)
  • ii. 二级客户
  • iii.三级客户

d. 在以下的选项中,填写或选择合适的内容:

  • i. 名字
  • ii. 姓氏
  • iii. 国家代码
  • iv. 手机号码
  • v. 电子邮件地址

e. 若需要查看或填写其他联系信息,点击高级选项

通讯窗口会显示以下内容:

  • i. 个人信息

    • 名字
    • 姓氏*
    • 公司名称
    • 职位
    • 部门
    • 出生日期 (以 月/日/年 格式)
    • 语言(在下拉菜单栏中选择)
    • 英文
    • 意大利语
    • 泰语
    • 简体中文
    • 繁体中文
    • 群组成员
  • ii. 联系人电话号码

    • 电话号码:
    • 工作地点
    • 住址
    • 其他
  • iii. 联系人邮箱

    • 邮箱地址
    • 其他邮箱地址
  • iv. 联系人地址

    • 街道
    • 城市
    • 地区
    • 邮政编码
    • 国家
  • v. 社交媒体

    • 脸书
    • Whats App
    • 微信
    • 推特
    • 领英

f. 勾选 保存并创建新的联系人,保存输入的详细信息,无需退出界面即可创建新的联系人。

g. 点击 创建按钮。界面会弹出“成功创建新的联系人”。

导入通讯录

a. 找到通讯录 管理> 外部通讯录,然后在界面顶部,点击*导入联系人

b.进入 导入联系人界面,然后下载并打开CSV模板的文件。

c. 在CSV模板的文件中,删除最初录入的模板**。

d. 根据下面的参考准则,创建您的通讯录:

  • i. 姓氏是必填选项
  • ii. 电话号码格式必须以 "+"开头,然后输入国家代码以及地区代码,接着再输入电话号码(如, +85212345678)
  • iii.邮箱地址必须是有效的格式(如, [email protected])
  • iv. 出生日期的格式必须符合 月/日/年 (如, 12/14/1980)
  • v. 语言选项只可选择一下语言 : 英语, 意大利语, 泰语, 简体中文 以及繁体中文
  • vi. 国家选项必须是在以下国家名称清单中https://www.iban.com/country-codes
  • vii. 通讯录客户类型的选型必须是以下选项: 相关联系人, 客户, 潜在客户,或者其他。若此选项未填写,通讯录客户类型选项会自动设置为“相关联系人”。
  • viii. 通讯录客户级别选项必须是以下选项: 重要客户, 二级客户, 或者三级客户

e. 保存更新的CSV格式文件

f. 上传已经保存的CSV格式文件,返回至导入联系人 界面,把已经保存的CSV格式的文件拖入弹出窗口。您也可以点击在弹出窗口浏览 选项,然后在文件夹中找到选择你保存的CSV文件进行上传。

弹窗通知会显示成功导入的联系人数量以及导入失败的联系人数量。

处理电话号码导入失败的步骤 :

例如:

导入7个联系人,4个上传成功并添加至您的通讯录中。
3个联系人导入失败,因为一下信息出错。请下载出错的通讯录,修改后重新上传。

a. 在弹出窗口,点击下载 下载ErrorDetail.csv文件。

b. 点击删除关闭弹出窗口。

c. 打开ErrorDetail.csv文件,然后查看AA列中显示的出错问题。每一个联系人都会显示相应的错误问题。

d. 直接在ErrorDetail.csv文件中修改每个通讯中出错的信息,然后保存所做的更改。

e. 返回至导入通讯录界面,上传更新的ErrorDetail.csv 文件,拖入文件至弹窗中。还可以在弹出窗口中单击浏览,然后在文件夹中找到并选择CSV文件上传。

弹窗通知会显示成功导入的通讯录的数量以及导入失败的通讯录数量。

搜索外部通讯录

您可以在搜索栏中输入联系人的名字或者邮箱地址,搜索个人的通讯录。

导出内部通讯录

a. 若需要导出内部通讯录至CSV文件中, 找到通讯录管理> 内部通讯录, 点击在顶部的下载通讯录

b. Contact.csv文件将会下载至默认的下载文件夹中。这个CSV文件中会涵盖您创建的和来自分享的内部通讯录。

查看和编辑内部通讯录

查看联系人详细信息的步骤:

a. 在内部通讯录 窗口,双击通讯录的联系人的名字或者点击旁边 三个点的菜单 选择你要查看的联系人。

联系人详细信息会显示以下下的类目内容:

  1. 个人简介
  2. 活动记录
  3. 分享内容
  4. 更改记录

每个类目都会有一下细分内容:
个人简介 : 个人信息,咨询记录、网站浏览记录、互动记录(由员工发起的呼出电话以及邮件)以及有员工发布的通知。

活动记录: 咨询记录、互动记录以及网站记录三栏内容。

分享记录: 分享的通讯录信息、包括新创建的所有者的信息。

更改记录 : 关于更改通讯的信息,显示最近5个更改通讯录的信息。

编辑通讯录详细信息步骤:

a. 在 外部通讯录 窗口中,双击通讯录联系人的名称或者点击三个点菜单 然后选择查看的通讯录。通讯录的详细信息会显示四个类目。

b. 在个人简介类目下方,点击编辑激活编辑模式。

c. 在个人简介通讯录详细信息中,输入您想要更新的联系人的详细信息。

d. 点击保存按钮。弹窗会通知显示联系人的详细信息已经成功更新。

分享通讯录

企业股东以及拥有管理者权限的员工,可以把您的通讯录分享给您的员工同事。

a. 在外部通讯录窗口中,点击三个点菜单 选择 分享通讯录

b. 在通讯录页面中,您可以搜索并选择你想要分享通讯录的员工。
c. 点击 保存按钮。
d. 弹窗界面会显示确认分享目录的通知。

e. 点击 确认,弹窗会通知显示通讯录已经成功分享。

通讯录所有权转移

企业股东以及拥有管理权限的员工,可以转移通讯录的所有权至您的员工。

a. 在外部通讯录 窗口中, 点击 三个点菜单 选择 转移所有权.

b. 在通讯录页面中,您可以搜索并选择你想要转移通讯录的员工同事。

c. 点击转移按钮。弹窗会通知显示通讯录所有权已经成功转移。

删除通讯录

企业股东以及拥有管理员权限的员工,可以删除通讯录。

a. 在外部通讯录 窗口中,点击 三个点菜单 选择 删除通讯录.

b. 弹窗会通知显示确认删除通讯录。
c. 点击删除,弹窗会通知显示通讯录已经成功删除。

Updated 6 months ago

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